Penyelenggara swakelola sesuai dengan P1618 merupakan tim yang menyelenggarakan kegiatan secara swakelola. Penyelenggara swakelola menurut pasal 8 P1618 termasuk pelaku pengadaan barang/jasa.

Penyelenggara swakelola terdiri dari Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan/atau Tim Pengawas. Masing-masing memiliki tugas sebagaimana disebutkan dalam PerLKPP No. 8 Tahin 2018 tentang Swakelola sebagai berikut:

  • Tim Persiapan bertugas menyusun sasaran,rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan rencana biaya
  • Tim Pelaksana bertugas melaksanakan, mencatat,mengevaluasi, dan melaporkan secara berkala kemajuan pelaksanaan kegiatan dan penyerapan anggaran.
  • Tim Pengawas bertugas mengawasi persiapan danpelaksanaan fisik maupun administrasi swakelola.

Penetapan penyelenggara swakelola secara umum sesuai dengan pasal 9 P1618 ditetapkan oleh Pengguna Anggaran (PA). Namun secara detail dijelaskan di pasal 4 ayat (5) PerLKPP No. 8 Tahun 2018 sebagai berikut:

  1. Tipe I Penyelenggara Swakelola ditetapkan oleh PA/KPA;
  2. Tipe II Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkanoleh PA/KPA, serta Tim Pelaksana ditetapkan oleh Kementerian/Lembaga/ Perangkat Daerah lain pelaksana Swakelola;
  3. Tipe III Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkan oleh PA/KPA serta Tim Pelaksana ditetapkan oleh pimpinan Ormas pelaksana Swakelola; dan
  4. Tipe IV Penyelenggara Swakelola ditetapkan oleh pimpinan Kelompok Masyarakat pelaksana Swakelola.

Dalam pengadaan barang/jasa dengan swakelola tidak diperkenankan menggunakan tenaga ahli kecuali pada tipe I dengan maksimal penggunaan tidak boleh melebihi 50% dari jumlah tim Pelaksana.

Penyelenggara swakelola dapat disesuaikan dengan tipe swakelolanya. Dalam lampiran PerLKPP No. 8 Tahin 2018 tentang Swakelola dijelaskan sebagai berikut:

  1. Swakelola Tipe I ==> Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas ditetapkan oleh PA/KPA;
  2. Swakelola Tipe II ==> Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkan oleh PA/KPA, dan Tim Pelaksana ditetapkan oleh Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah pelaksana Swakelola. Tim Pelaksana pada Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah pelaksana Swakelola dapat ditetapkan oleh Pejabat sesuai dengan kewenangan yang dimiliki.
  3. Swakelola Tipe III ==> Tim Persiapan dan Tim Pengawas ditetapkan oleh PA/KPA, dan Tim Pelaksana ditetapkan oleh pimpinan Ormas pelaksana Swakelola;
  4. Swakelola Tipe IV ==> Tim Persiapan, Tim Pelaksana, dan Tim Pengawas ditetapkan oleh pimpinan Kelompok Masyarakat pelaksana Swakelola.
Tipe SwakelolaTim PersiapanTim PelaksanaTim Pengawas
Tipe IDitetapkan oleh PA/KPA Penanggung Jawab AnggaranDitetapkan oleh PA/KPA Penanggung Jawab AnggaranDitetapkan oleh PA/KPA Penanggung Jawab Anggaran
Tipe IIDitetapkan oleh PA/KPA Penanggung Jawab AnggaranDitetapkan oleh PA/KPA Penanggung Jawab AnggaranDitetapkan oleh K/L/PD
Tipe IIIDitetapkan oleh PA/KPA Penanggung Jawab Anggaran
Ditetapkan oleh PA/KPA Penanggung Jawab AnggaranDitetapkan oleh Penanggung Jawab Organisasi Masyarakat
Tipe IVDitetapkan oleh Penanggung Jawab Kelompok Masyarakat

Di dalam melaksanakan pengadaan secara swakelola tidak serta merta dapat dilakukan begitu saja, namun juga diperlukan adanya pemenuhan ketentuan sebagaimana diatur di dalam PerLKPP No. 8/2018 sebagai berikut:

Swakelola Tipe I ==>  memiliki sumber daya yang cukup dan kemampuan teknis untuk melaksanakan Swakelola.

Swakelola Tipe II ==> memiliki sumber daya yang cukup dan kemampuan teknis untuk menyediakan barang/jasa yang diswakelolakan. Swakelola Tipe II dapat dilaksanakan oleh:

  1. Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang mempunyai tugas dan fungsi yang sesuai denganpekerjaan Swakelola yang akan dilaksanakan;
  2. Badan Layanan Umum (BLU); atau
  3. Perguruan Tinggi Negeri.

Swakelola Tipe III ==> memiliki persyaratan yang terdiri dari :

  1. Ormas yang berbadan hukum yayasan atau Ormasberbadan hukum perkumpulan yang telah mendapatkan pengesahan badan hukum dari Kementerian yang membidangi urusan hukum dan hak asasi manusia sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
  2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir dipenuhi dengan penyerahan SPT Tahunan;
  3. Memiliki struktur organisasi/pengurus;
  4. Memiliki Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART);
  5. Mempunyai bidang kegiatan yang berhubungan dengan Barang/Jasa yang diadakan, sesuai dengan AD/ART dan/atau Pengesahan Ormas;
  6. Mempunyai kemampuan manajerial dan pengalaman teknis menyediakan atau mengerjakan barang/jasa sejenis yang diswakelolakan dalam kurun waktu selama 3 (tiga) tahun terakhir baik di dalam negeri dan/atau luar negeri sebagai pelaksana secara sendiri dan/atau bekerjasama;
  7. Memiliki neraca keuangan yang telah diaudit selama 3 (tiga) tahun terakhir sesuai peraturan perundang- undangan;
  8. Mempunyai atau menguasai kantor dengan alamat yang benar, tetap dan jelas berupa milik sendiri atau sewa; dan
  9. Dalam hal Ormas akan melakukan kemitraan, harus mempunyai perjanjian kerja sama kemitraan yang memuat tanggung jawab masing-masing yang mewakili kemitraan tersebut.

Swakelola Tipe IV ==> memiliki persyaratan yang terdiri dari :

  1. Surat Pengukuhan yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang;
  2. Memiliki struktur organisasi/pengurus;
  3. Memiliki Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran RumahTangga (ART);
  4. Memiliki sekretariat dengan alamat yang benar dan jelas di lokasi tempat pelaksanaan kegiatan; dan/atau
  5. Memiliki kemampuan teknis untuk menyediakan atau mengerjakan barang/jasa sejenis yang diswakelolakan.